Autorenunterstützung

Betreuung der Doktoranden

Je früher die Doktoranden im Vorfeld der Abgabe der Dissertation gezielt auf den Umgang mit Hilfsmitteln wie Formatvorlagen zur Strukturierung der Arbeit vorbereitet werden, desto eher entsprechen die Online-Dissertationen Anforderungen an archivierungsfähige Dokumente und müssen nicht mehr aufwendig nachbearbeitet werden.

Der im Folgenden dargestellte Workflow beruht auf den Erfahrungen, die von einigen Bibliotheken aus den Ergebnissen des Projektes "Dissertationen Online" heraus bei der Einrichtung eines Geschäftsganges zur Handhabung der elektronischen Publikationen gemacht wurden. Dieser Workflow kann je nach den individuellen Voraussetzungen der einzelnen Bibliotheken modifiziert werden und sollte als Lösungsvorschlag betrachtet werden.

• In der Bibliothek muss eine Anlaufstelle für das digitale Publizieren von Dissertationen geschaffen werden. An der Humboldt-Universität zu Berlin wurden beispielsweise die Aufgaben, die durch das Angebot "elektronische Hochschulpublikationen" für Bibliothek und Rechenzentrum entstehen, in die bestehenden Geschäftsgänge beider Institutionen integriert und die Arbeitsaufgaben schrittweise auf Mitarbeiter in beiden Einrichtungen verteilt. So übernehmen z. B. die Mitarbeiter der Hochschulschriftenstelle die Annahme, Katalogisierung und bibliothekarische Bearbeitung der digitalen Dissertationen, die Mitarbeiter des Rechenzentrums die Schulungen für das Textverarbeitungsprogramm, die Pflege der Formatvorlage und die Vergabe der digitalen Signaturen und Zeitstempel sowie die Wartung des Dokumentenservers.
• Die für das elektronische Publizieren entwickelte Software muss auf dem Server der Universitätsbibliothek installiert werden. Darüber hinaus sollten auf der Homepage der Universitätsbibliothek Hinweise und Informationen für interessierte Doktoranden gestellt werden (z. B. ein interaktives Informationssystem für Doktoranden, FAQ, E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern, Kursangebote etc.).
• In regelmäßigen Informationsveranstaltungen sollten die Doktoranden mit dem Verfahren des elektronischen Publizierens vertraut gemacht werden. An der Humboldt-Universität werden z. B. pro Monat ein bis zwei mehrstündige Einführungskurse in das Arbeiten mit der Formatvorlage von "Dissertationen Online" angeboten. Diese Kurse sind anmeldungspflichtig, da sichergestellt sein sollte, dass jedem Teilnehmer ein PC zur Verfügung steht. In der Regel gilt: je früher die Doktoranden an diesen Kursen teilnehmen, umso geringer ist ihr Aufwand, die Doktorarbeit auf das elektronische Publizieren vorzubereiten.
• Die Doktoranden geben die Dissertation in der Bibliothek ab, nachdem sichergestellt ist, dass die Doktorarbeit entsprechend den formalen Vorgaben (Dateiformat, Verwendung ggf. vorgeschriebener Formatvorlagen, Umfang) gestaltet worden ist. Neben der Dissertation reicht der Promovend die von ihm (meist online) erstellten Metadaten seiner Dissertation bei der Bibliothek ein.

Autorenhinweise mit Dokumentvorlagen der HU Berlin
Autorenhinweise der UB Duisburg-Essen
Institutionen mit elektronischen Publikationen