Workflow

Von der Abgabe bei der UB bis zur Archivierung

Der im Folgenden dargestellte Workflow beruht auf den Erfahrungen, die von einigen Bibliotheken aus den Ergebnissen des Projektes "Dissertationen Online" heraus bei der Einrichtung eines Geschäftsganges zur Handhabung der elektronischen Publikationen gemacht wurden. Dieser Workflow kann je nach den individuellen Voraussetzungen der einzelnen Bibliotheken modifiziert werden und sollte als Lösungsvorschlag betrachtet werden.

• Der vom Doktoranden erstellte Metadatensatz (Dateneingabe meist durch den Doktoranden, entweder online oder durch Einreichung eines Formulars) wird von einem Bibliothekar kontrolliert bzw. erweitert. Entsprechen alle Angaben den Vorgaben der jeweiligen Bibliothek, wird dieser Metadatensatz auf den Server gelegt. Nach diesen Einträgen kann in der Folge gesucht werden.
• Wenn das Dokument nicht in dem Format abgegeben wurde, in dem es auch archiviert werden soll, erfolgt ggf.eine Dokument-Konvertierung.
• Die abgegebenen Originaldateien werden ggf. mit einer digitalen Signatur versehen und für diese Signatur ein Zeitstempel erzeugt. Damit ist der exakte Veröffentlichungszeitpunkt (Zeitpunkt der Einlieferung bei der Universitätsbibliothek) rechtskräftig festgehalten. Die Originale werden zusammen mit der Signatur und dem Zeitstempel auf einem gesonderten Archivrechner gespeichert.
• Sind aus den Originaldateien Dateien in einem Präsentationsformat zur Veröffentlichung der Dissertation erzeugt worden, können sie ebenfalls, wie die Originale, mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden. Wird das Präsentationsformat durch die Bibliothek erstellt, reicht es aus, diese Datei mit einer digitalen Signatur zu versehen. Es sollte in jedem Fall eine Speicherung auf dem Archivserver vorgenommen werden.
• Der überprüfte und erweiterte Metadatensatz muss an die Deutsche Nationalbibliothek gemeldet werden. (Siehe dazu: Meldung an die Deutsche Nationalbibliothek)
• Die Deutsche Nationalbibliothek fungiert als Sammelstelle für elektronische Dissertationen. Dazu werden die elektronischen Volltexte zusammen mit den Metadaten an die Deutsche Nationalbibliothek übermittelt bzw. von dieser eingesammelt.